La publicación del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo (en adelante, RD), ha supuesto un verdadero quebradero de cabeza para las empresas y autónomos al introducir la obligación de realizar un registro diario de jornada. Dicho RD modifica el artículo 34 del Estatuto de los trabajadores (en adelante, ET), en el que se añade un nuevo apartado 9, que establece que:

“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.

Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.

La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”.

En conformidad con el RD, la introducción del registro de jornada debe contribuir, en primer lugar, a corregir la situación de precariedad, bajos salarios y pobreza que afecta a muchos de los trabajadores que sufren los abusos de la jornada laboral -o al menos es lo que pretende-.  En segundo lugar, sirve para crear un marco de seguridad jurídica en las relaciones laborales y empresariales, así como posibilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

A causa de las inquietudes generadas por esta nueva obligación se ha elaborado, desde el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, una “Guía sobre el Registro de Jornada” que pretende dilucidar las preguntas habituales sobre el registro de jornada regulado en el artículo 34.9 ET.

1. Principales aspectos de la “Guía sobre el Registro de Jornada”:

a. ¿A qué tipo de trabajadores, sectores profesionales y empresas se aplica el registro?

El registro se aplica a la totalidad de los trabajadores, esto es, a aquellos que se encuentren encuadrados del artículo 1 del ET: “los trabajadores que voluntariamente presten sus servicios retribuidos por cuenta ajena y dentro del ámbito de organización y dirección de otra persona, física o jurídica, denominada empleador o empresario”.

    • Se exceptúa el personal de alta dirección.

Respecto a las relaciones laborales de carácter especial, habrá de atenderse a lo establecido en su normativa específica o a los pactos realizados con el empresario (libre disponibilidad u obligación contractual).

b. ¿Se deberá tener en cuenta en el registro la totalidad del tiempo transcurrido entre la hora de entrada y la hora de salida o se tendrán en cuenta únicamente el trabajo efectivo? En definitiva, ¿es necesario que se registren también las pausas obligatorias / voluntarias de los trabajadores para fijar el tiempo real?

En este sentido, la Guía recoge que:

– Cuando la expresión legal, convencional o contractual de esas interrupciones o pausas intrajornada es clara, predeterminada y global, el registro diario podrá eludir esos elementos configurativos internos. Esto es, cuando estén claramente fijadas las pausas e interrupciones se podrá evitar este registro.

      • Por ejemplo, si en mi relación laboral se ha fijado contractualmente que tengo derecho a realizar una pausa de 20 minutos a una hora determinada y una pausa para comer a otra no sería necesario fichar.

– En caso contrario, se deberán (muy recomendable) registrar esas pausas.

c. ¿Qué medios pueden ser utilizados para el cumplimiento de la obligación de registro de la jornada?

La norma no recoge un sistema de registro de jornada predefinido, será cada empresa a través de la negociación con los representantes la que lo fije. Será igual de apto realizarlo en soporte papel, en soporte telemático como mixto.

No obstante, habrá que garantizar la trazabilidad, confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de dicha información. Es por ello por lo que se deberá valorar cual es el mecanismo más adecuado que garantice el cumplimiento de la normativa de protección de datos de carácter personal, tal y como veremos a continuación.

d. Conservación y registro

– El registro deberá conservarse durante 4 años.
– Cualquier medio que garantice la viabilidad y la invariabilidad del registro es válido para proceder a su conservación.
– El trabajador, los representantes y la Inspección deberán poder acceder a los mismos en cualquier momento, sin condicionarse en ningún caso. Los registros deberán permanecer a disposición de estos, deben permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de forma inmediata (no implica la obligación de entrega de copias, salvo pacto expreso en contrario).

2. Implicaciones en el ámbito de la “Protección de Datos”:

Parece claro que dicho registro se va a encontrar encuadrado dentro del ámbito de aplicación de la normativa de protección de datos, en la medida nos encontramos ante un tratamiento de datos de carácter personal, entendido como cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción.

Independientemente del mecanismo que se haya decidido utilizar para dar cumplimiento con esta obligación legal, fichero “físico”, “tecnológico” o mixto, se han de aplicar/cumplir los principios y medidas establecidos en la normativa de protección de datos. Esto es, podemos encontrar, como ejemplo, el deber de informar al trabajador,analizar y aplicar las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de dicha información, incorporar dicho tratamiento en el RAT o o realizar una EIPD(en función del sistema utilizado y siempre que fuera necesario).

Para garantizar el cumplimiento y las medidas de seguridad muchas empresas se han decantado por la inclusión de sistemas telemáticos, siendo uno de los más habituales el dispositivo de huella dactilar.

¿Qué debe hacer mi empresa antes de implantar el sistema de huella?

Cuando la empresa almacena el dato biométrico -una minucia- se deberá tener en cuenta que:

– La huella dactilar es considerada por el RGPD como una categoría especial de dato, al tratarse de un dato biométrico.

– No hay que concluir de manera automática que la implantación de un sistema de control horario basado en la recogida de este tipo de datos se deba considerarse proporcionada -test Barbulescu- y, por lo tanto, conforme con el principio de minimización, tal y como ha establecido en este caso el Dictamen elaborado por la APDCAT.

– Parece claro, o existen muchas papeletas, que con carácter previo a la decisión sobre la puesta en marcha de un sistema de control de este tipo, teniendo en cuenta las implicaciones tecnológicas de la tecnología empleada, la observación sistemática de los hábitos de los trabajadores y el tratamiento de datos de una categoría especial (biométricos), habría que llevar a cabo una evaluación del impacto relativa a la protección de datos de carácter personal para evaluar tanto la legitimidad del tratamiento y su proporcionalidad, como la determinación de los riesgos existentes y las medidas para mitigarlos para dar cumplimiento con el artículo 35 del RGPD.

Muchas empresas han optado por este método dado que el sistema básico de tarjeta / contraseña de fichaje no garantiza las ventajas de estos dispositivos, pues puede ser transferible y utilizado por cualquier trabajador, a diferencia de la huella, que identifica de forma única al interesado. Esta elección, sin el debido asesoramiento, puede suponer una vulneración de la normativa.

La AEPD ya puso de manifiesto que existen sistemas de huella que pueden garantizar esa función sin ser tan invasivos. Por ejemplo, almacenar la huella en una tarjeta cifrada que esté en posesión del trabajador -la empresa no tiene el dato biométrico, es el empleado- y que, a la hora de realizar el fichaje, seanecesario tanto la aproximación de la tarjeta como la lectura de la huella digital, identificando de forma única al interesado.

De la misma forma, si utilizas un sistema de fichaje a través de geolocalización también será necesario valorar la proporcionalidad del sistema y ver si es acorde a la normativa de protección de datos.

Por todo ello, hemos podido comprobar que es necesario valorar, antes de la instalación de cualquier sistema, la implicación de la normativa de protección de datos a la hora de elegir el sistema más adecuado.

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