¿Qué y quién es el Compliance Officer?

La figura del Compliance Officer u Oficial de Cumplimiento, viene ligada a los sistemas de Compliance que hoy día integran los distintos tipos de personas jurídicas en nuestro entorno. Es la figura encargada de gestionar, supervisar y controlar los riesgos de la empresa, a cualquier nivel de la persona jurídica. Es una figura que podrá ser constituida tanto a título individual, como a título de órgano colegiado. Dependiendo de las características que comporten la persona jurídica será más o menos recomendable una figura o la otra.

Nuestro código penal establece que las empresas para reducir o eliminar la posibilidad de ser sujetos de responsabilidad penal, deberán implementar sistemas de cumplimiento normativo. Estos están conformados por varias herramientas o bases, entre ellas se encuentra el necesario nombramiento de una figura encargada de gestionar estos sistemas que denominaremos Compliance Officer u oficial de cumplimiento. Esta persona será nombrada a voluntad y deberá de recibir una autonomía de actuación y gestión a través de una mayor potestad, dentro de la empresa, con objeto de poder mostrar la máxima objetividad y transparencia de actuación preventiva acorde siempre a nuestra legalidad.

La mayoría de los Compliance Officers, son perfiles con una carrera técnica relacionada con el derecho, la economía, administración de empresas, recursos humanos, que forman parte de la estructura de la persona jurídica y tienen conocimiento tanto de las operaciones, como de los riesgos de la empresa y además mantienen una comunicación transversal con todos los departamentos que conforman la persona jurídica, con objeto de dar seguimiento a las funciones que desarrollan cada uno de ellos.

Funciones y Responsabilidades

Como se ha mencionado anteriormente, las funciones principales de un Compliance Officer se basan en mantener un control, supervisión y seguimiento en la estructura general de la persona jurídica. Ya que esto es una tarea demasiado complicada, muchas veces, por los complejos entramados societarios, son los distintos departamentos los que deben de informar a través de protocolos, políticas o normas que así lo reflejan de que están actuando conforme dicta la legalidad.

Pero si vamos más al detalle, estas figuras se encargan de identificar todas aquellas regulaciones, leyes, normativas que afecten inherentemente a la persona jurídica tanto a nivel nacional como internacional. Debe, además, aplicar los controles que desarrollen evidencias a posteriori de las actuaciones que se están llevando a cabo, que deben de ir acorde a la legalidad. Debe de ser el referente a nivel formativo de cara al resto de la empresa, de hecho, debe ser quien recoja las notificaciones de recepción de toda la documentación entregada a toda la persona jurídica.

Por último, se posiciona como el encargado de la implementación de los distintos tipos de controles, normas y políticas, que conformarán el sistema de cumplimiento normativo adaptado a las necesidades de la persona jurídica a través del análisis de riesgos inherentes a esta, y una vez se hayan superado estos, promover mejoras para evitar riesgos residuales que puedan afectar a la corporación a posteriori.

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El C.O. en las pymes

El legislador diferencia la necesidad de designar quien debe de ser el oficial de cumplimiento diciendo que si la persona jurídica presenta cuentas de pérdidas o ganancias abreviadas podrá nombrar como oficial de cumplimiento al administrador único de la corporación, o a partes que conformen el consejo de administración de esta.

Aproximadamente el 99,5% de nuestro mercado, individualizando sociedades y autónomos, está constituido por pymes, de distintos tamaños, que de una manera o de otra necesitan implementar en su estructura un sistema de cumplimiento normativo, y por ende nombrar a un órgano de cumplimiento entorno a la sociedad, encargado de gestionar los riesgos de ésta.

Pero se plantea un problema histórico en nuestro país, que son las sociedades unipersonales o las sociedades constituidas por un administrador único, o administradores solidarios, donde una sola persona tiene la capacidad de decidir que hace con la sociedad, o con gran parte de ella, partiendo de la base del riesgo que supone no poder controlar a la persona que mas poder de decisión tiene dentro de la propia sociedad.

Por este motivo un sistema de cumplimiento normativo debe de ser idóneo, adecuado y eficaz, y dejar claro que incluso la persona que tenga plenos poderes sobre toda la sociedad deberá de rendir cuentas si actúa en contra de la legalidad, sin que recaiga sobre el resto de la estructura societaria.

Órgano Individual vs órgano colegiado

Como ya sabemos, la persona jurídica nombrará un oficial de cumplimiento, y éste podrá constituirse como unipersonal o como colegiado, por esto debemos de distinguir desde un primer momento cuales son las ventajas y los inconvenientes que se plantean entre ambas opciones.

El órgano de cumplimiento unipersonal requiere menos recursos económicos para la persona jurídica y al mostrar el nombramiento a la estructura es un interlocutor perfectamente identificado para todos los que penden de la misma persona jurídica.

Por otro lado, se presume una concentración en la responsabilidad que pende de una sola persona, lo que podría llegar a suponer una situación de riesgo, además de apreciar, objetivamente, la limitación de los conocimientos y de la capacidad de trabajo que pueda tener una sola persona.

En cambio, el órgano de cumplimiento colegiado presenta un reparto de las responsabilidades entre los miembros que conformen el comité, además de aportar una extensión de conocimientos a las áreas de los miembros del comité. Por último, se aprecia una mayor capacidad de trabajo y división de tareas en u equipo de trabajo antes que en un órgano unipersonal.

Pero el órgano colegiado, también presenta inconvenientes como, una mayor inversión en recursos al ser un equipo de trabajo no existe un único interlocutor, representante dele quipo sino varios, lo que puede desembocar en conflictos

Conclusión

Queda claro que hoy día el órgano de cumplimiento debe ser una parte con poderes autónomos dentro de la persona jurídica, además de ser dotado con todas las herramientas necesarias para poder conseguir el objetivo por el que ha sido nombrado.

La figura del Compliance Officer no tiene una regulación legislativa, todavía, pero debe de actuar siempre acorde a la legalidad, siempre desde el escenario mas objetivo posible tratando de evitar el conflicto de intereses y que la persona jurídica no entre en riesgo ante ningún caso que pueda controlar, y dentro de todas aquellas situaciones que escapen a su control, una vez se lleven a ejecución puedan ponerse las herramientas necesarias después para solventar el delito cometido.

Podemos decir que la figura del Compliance Officer es el detective que necesita el sistema de Compliance para poder ser ejecutado y a posteriori poner las medidas apropiadas.

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