La importancia de la política de uso de dispositivos digitales

La importancia de la política de uso de dispositivos digitales
marzo 3, 2021| Protección de datos

✔ A menudo nos preguntamos si es posible “controlar” qué hacen los trabajadores a través de las herramientas o medios tecnológicos puestos a su disposición por la empresa para desempeñar sus funciones laborales (teléfonos fijos o móviles corporativos, cuentas de correo electrónico de empresa, etc.).

En el post de hoy, explicaremos si puede el empresario controlar el uso que hacen los trabajadores de estos dispositivos y, en caso afirmativo, qué garantías debe adoptar para poder hacerlo legalmente.

¿Puede el empresario controlar el uso de los dispositivos digitales que facilita al trabajador?

Sí, puede hacerlo a tenor del artículo 87 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) que regula el <<derecho a la intimidad y uso de dispositivos digitales en el ámbito digital>>.

Este artículo establece que el derecho a la intimidad y uso de dispositivos digitales en el ámbito laboral implica que los trabajadores tienen derecho a la protección de su  intimidad en el uso de dispositivos digitales puestos a su disposición por su empleador, pero que el empleador podrá acceder a los contenidos derivados del uso de medios digitales, siempre y cuando:

  • Este acceso se realice a los solos efectos de controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales o estatutarias y de garantizar la integridad de dichos dispositivos.
  • Para el acceso a estos contenidos, el empleador haya establecido criterios de utilización de los dispositivos digitales, a través de una “Política de uso de dispositivos digitales”, respetando en todo caso los estándares mínimos de protección de su intimidad de acuerdo con los usos sociales y los derechos reconocidos constitucional y legalmente. En su elaboración, deberán participar los representantes de los trabajadores, caso de tenerlos constituidos.
  • El acceso por el empleador al contenido de dispositivos digitales respecto de los que haya admitido su uso con fines privados requerirá que se especifiquen de modo preciso los usos autorizados y se establezcan garantías para preservar la intimidad de los trabajadores, tales como, en su caso, la determinación de los períodos en que los dispositivos podrán utilizarse para fines privados.

Por su parte, la Ley de Trabajo a Distancia dispone que deberá formar parte del contenido mínimo del contrato de trabajo a distancia las “Instrucciones dictadas por la empresa, con la participación de la representación legal de las personas trabajadoras, en materia de protección de datos, específicamente aplicables en el trabajo a distancia”; por tanto, la “Política de uso de dispositivos digitales”, en caso de que se aplique la Ley de Trabajo a Distancia, deberá formar parte del contenido del contrato laboral a distancia. Además, añade a lo ya dispuesto por la LOPDGDD que:

  • La empresa no podrá exigir la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos propiedad de la persona trabajadora, ni la utilización de estos dispositivos en el desarrollo del trabajo a distancia.
  • Los convenios o acuerdos colectivos podrán especificar los términos dentro de los cuales las personas trabajadoras pueden hacer uso por motivos personales de los equipos informáticos puestos a su disposición por parte de la empresa para el desarrollo del trabajo a distancia, teniendo en cuenta los usos sociales de dichos medios y las particularidades del trabajo a distancia.

 

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Veamos un supuesto práctico…

¿Podría entonces mi jefe acceder al contenido de los correos electrónicos corporativos? ¿sería necesario mi consentimiento?

Sí, podría acceder y no sería necesario el consentimiento del trabajador. No obstante, se deberán cumplir las siguientes garantías:

  • Elaborar una “política de uso de dispositivos digitales” con participación de los representantes de los trabajadores (caso de tenerlos constituidos) en la que se informe de forma clara que se van a controlar las comunicaciones que se efectúen a través del correo electrónico corporativo, el alcance y su naturaleza.
  • Establecer de forma expresa en la Política la prohibición del uso de las cuentas de correo electrónicas  corporativas para fines personales. De esta forma, se evitaría, en caso de acceso, quebrantar el derecho a intimidad y vida privada y familiar del trabajador.
  • En cualquier caso, el acceso a los correos electrónicos debe realizarse de forma proporcional. De este modo, no debe realizarse una búsqueda indiscriminada en la cuenta del correo electrónico que se esté revisando, sino utilizar términos específicos de búsqueda o palabras clave que permitan encontrar lo que se está buscando.

Y ahora un caso real…

La Sala Social del Tribunal Superior de Justicia de Extremadura declara que el despido de una trabajadora es procedente por hablar a través del teléfono fijo de empresa con una compañera sobre asuntos personales (no profesionales) durante el horario laboral.

La justificación para declarar que el despido es procedente – y, por tanto, no nulo – es  que la empresa: (i) prohibía a sus trabajadores usar medios profesionales para fines privados y (ii) les había advertido sobre la posibilidad de supervisar y controlar el uso de dichos medios.

Puede acceder al contenido de la sentencia a través del siguiente link: contenido de la sentencia.

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